JENIS-JENIS DOKUMEN

TUGAS KEARSIPAN

JENIS – JENIS DOKUMEN

Oleh :

Ananda Kusnani Putri

X AP 3

01

SMK NEGERI 2 PURWOREJO

Tahun Pelajaran 2015/2016

KATA PENGANTAR

Puji syukur kami mengucapkan kepada Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga kamidapat  menyelesaikan makalah ini. Tanpa pertolongan-Nya, mungkin kami tidak akan sanggup menyelesaikan makalah ini dengan baik.

Kliping ini di susun  dengan berbagai rintangan. Baik itu yang datang dari diri penyusun maupun yang datang dari luar.Namun dengan penuh kesabaran dan terutama pertolongan dari Allah akhirnya kliping ini dapat terselesaikan walaupun masih ada kesalahan.

            Kliping ini memuat tentang “JENIS JENIS DOKUMEN” dan sengaja dipilih karena menarik perhatian kami untuk dicermati dan perlu mendapat dukungan dari semua pihak yang peduli terhadap dunia pendidikan.

            Kami juga mengucapkan terima kasih kepada Ibu Pudji Hastuti selaku Guru Mapel Kearsipan dan teman-teman yang telah banyak membantu penyusun agar dapat menyelesaikan makalah ini dengan sebaik-baiknya.

            Semoga kliping ini dapat memberikan wawasan yang lebih luas kepada pembaca.Walaupun kliping ini memiliki kekurangan. Kami mohon untuk saran dan kritiknya agar kliping ini dapat menjadi lebih baik..Terima kasih.

Kutoarjo, 15 November 2015

Penyusun

A.  Pengertian Dokumen

Dokumen adalah surat-surat atau benda-benda yang berharga, termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung keterangan supaya lebih meyakinkan. Dokimentasi adalah kegiatan mencari, mengumpulkan, menyusun, menyelidiki, meneliti dan mengolah serta memelihara dan menyiapkan dokumen baru sehingga lebih bermanfaat.Dari definisi di atas terlihat bahwa dokumen itu lebih luas daripada surat. Surat hanya sbagian kecil dari dokumen.Dalam bidang administrasi perkantoran, sebagian besar dokumennya memang berupa surat.

B.   Jenis-Jenis Dokumen

1.      Dokumen Ditinjau dari Pemakaiannya

Berdasarkan segi pemakaiannya, dokumen dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu:

a.    Dokumen pribadi merupakan surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada seseorang. Contoh: akta kelahiran, ijazah, piagam, KTP, SIM, surat nikah.

b.    Dokumen niaga adalah surat-surat niaga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan. Contoh: cek, obligasi, kuitansi, wesel, saham, faktur.

c.    Dokumen sejarah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu. Contoh: naskah proklamasi, naskah sumpah pemuda, fosil-fosil manusia purba, foto perjuangan, batu tulis, mata uang kuno.

d.   Dokumen pemerintah adalah surat-surat berharga yang dapat dipakai sebagai alat pembuktian peristiwa penting yang terjadi dalam pemerintahan suatu negara. Contoh: UUD 1945, undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan presiden, keputusan menteri, peraturan daerah, naskah kerja sama antar negara.

2.      Dokumen Ditinjau dari Nilai Kegunaannya

Ditinjau dari nilai kegunaanya, dokumen dibedakan menjadi 4 macam, yaitu:

a.    Nilai Penerangan merupakan surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian dalam memberikan informasi kepada masyarakat.

b.    Nilai perdagangan merupakan surat-surat berharga yang dipakai sebagai alat pembuktian dalam transaksi jual beli dalam dunia perdagangan.

c.    Nilai yuridis merupakan surat-surat berharga yang dapat digunakan sebagai alat pembuktian secara hukum dimuka pengadilan.

d.   Nilai historis adalah surat-surat berharga yang dapat dijadikan alat pembuktian peristiwa penting peristiwa penting yang terjadi pada masa lalu.

3.      Dokumen Ditinjau dari Sumbernya

Berdasarkan sumbernya dokumen dibedakan menjadi lima yaitu,

a.    Dokumen yang bersumber dari pemerintah misalnya undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan, surat keterangan yang dikeluarkan pemerintah.

b.    Dokumen yang bersumber dari swasta yang memiliki kekuatan hukum  misalnya akta notaris, visum dokter.

c.    Dokumen yang bersumber dari kontrak-kontrak dagang misalnya surat perjanjian, surat kontrak.

d.   Aktivasi lembaga persurat kabaran dan penerbitan misalnya kliping, kaledoskop, majalah.

e.    Perseorangan  misalnya koleksi keramik Adam Malik, koleksi lukisan Affandi, patung Nyoman Nuarta.

4.      Dokumen ditinjau dari fungsinya

Ditinjau dari fungsinya, dokumen dibedakan menjadi dua macam, yaitu:

a.    Dokumen dinamis adalah dokumen yang dapat dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Dokumen dinamis dapat dibedakan atas: Dokumen Aktif, Dokumen semi Aktif, Dokumen in Aktif.

b.    Dokumen statis adalah dokumen yang tidak dipergunakan secara langsung dalam pekerjaan kantor.

5.      Dokumen ditinjau dari penelitian

Ditinjau dari penelitian, dokuemn dibedakan menjadi tiga macam yakni:

a.    Dokumen primer adalah dokumen yang berisi informasi penelitan langsung dari sumbernya. Contoh: Paten penelitian, laporan, disertasi, kertas kerja.

b.    Dokumen sekunder merupakan dokumen yang berisi informasi mengenai literartur primer. Contoh: Bibliografi.

c.    Dokumen tertier adalah dokumen yang berisikan informasi yang mengenai literatur sekunder. Contoh: buku teks, buku panduan literatur, dan bibliografi.

6.      Dokumen ditinjau dari ruang lingkup dan bentuk fisiknya

Ditinjau dari ruang lingkup dan bentuk fisiknya, dokumen dibedakan menjadi tiga macam yaitu:

a.    Dokumen literal adalah dokumen yang terjadi akibat dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Seperti buku-buku, majalah, koran, pita kaset, film, laporan, disertasi, tesis, brosur, leaflet, monografi. Titik berat dokumen literal adalah informasi yang terdapat pada benda.

b.    Dokumen korporal merupakan dokumen berwujud benda sejarah. Seperti benda-benda seni dan benda-benda kuno. Contohnya: keris, archa, batu pualam, pakaian adat, mata uang kuno, fosil-fosil, tugu, batu bersurat, candi, film dokumenter. Dokumen korporal disimpan dan dipelajari dalam bidang ilmu permuseuman.

c.    Dokumen privat adalah dokumen yang berwujud surat menyurat/arsip. Bidang penyimpanan surat menyurat ini dipelajari dalam ilmu kearsipan. Contohnya adalah: dokumentasi sejarah seperti: UUD 45, teks pancasila, teks proklamasi, sumpah pemuda. Dokumen niaga, Dokumen pribadi.